Hvad skal ledelsen beslutte, før Copilot bliver hverdag?
Beslutninger om data, brug, godkendelse og opfølgning, som I træffer, før vanerne har sat sig. Hvert forløb har én fast leder, der rådgiver på direktions- og bestyrelsesniveau og forbereder beslutningerne, så I beslutter med åbne øjne, hvem der kan finde hvad, i stedet for at opdage det undervejs.
Kort svar
Accel Comply, grundlagt af Behzad Motaghi, hjælper ledelser i Danmark og Norden, der har købt Microsoft 365 Copilot eller vil rulle det ud. Der er fire beslutninger at træffe, før Copilot bliver en del af hverdagen: om medarbejdernes adgang til data skal strammes først, hvilke opgaver Copilot må bruges til, hvem der må godkende nye opgaver, og hvordan brugen følges op.
Copilot og de adgange, medarbejderne har i dag
Ifølge Microsofts dokumentation viser Microsoft 365 Copilot kun organisationens data, som brugeren mindst har læseadgang til. Det lyder beroligende, og det er netop grunden til at beslutte noget først: mapper og websteder, der engang blev delt for bredt, bliver lettere at finde, når man bare kan spørge. Vil I acceptere de nuværende rettigheder, rydde op i de mest følsomme områder først eller starte med færre brugere, mens det sker? Ledelsen sætter prioriteten, og jeres IT vurderer og gennemfører ændringerne ud fra Microsofts egen vejledning. I får valget stillet op med pris og konsekvens.
Hvilke opgaver er godkendt, og hvilke kræver et ja?
En kort liste over godkendte opgaver gør mere for udrulningen end et langt regelsæt. Den kan skelne mellem det, alle må fra start, for eksempel at skrive udkast eller opsummere egne møder, hvor IT har slået de funktioner til, og det, der kræver et ja først, som tilbud, der går direkte til kunder, eller arbejde med oplysninger om ansatte. Så ved medarbejderne, hvad de må, og hver afdeling trækker ikke sin egen grænse. Accel Comply giver et forslag til listen ud fra, hvad I vil have ud af licenserne, og den kan senere blive en del af jeres AI-politik for medarbejdere.
Hvem siger ja til nye anvendelser?
Én person i ledelsen bør have retten til at sige ja til nye anvendelser, og vejen dertil skal være kort. Når salg, HR eller økonomi vil bruge Copilot til noget nyt, skal de vide, hvem de spørger, og hvad der bliver vurderet: hvilke data det berører, hvem det påvirker, og hvad der sker, hvis Copilot tager fejl. Så får afdelingerne et svar i stedet for at vente eller gå i gang på egen hånd. Den, der leder forløbet, hjælper med at lægge vejen fast og tager de første sager, I aftaler, sammen med den, der siger ja.
Sådan følger I op på brugen
Opfølgning handler om tre spørgsmål, som ledelsen bør have svar på med faste mellemrum: Bliver licenserne brugt, til hvad, og har IT fundet eller fået meldt tilfælde, hvor nogen har fået vist data, de ikke skulle se? Svarene viser, hvor licenserne bør flyttes hen, hvilke opgaver der skal på listen, og hvor oprydningen ikke er færdig. Accel Comply følger op hos IT og samler svarene til ledelsen ud fra de oplysninger, IT stiller til rådighed, så beslutningerne bliver justeret efter, hvordan Copilot faktisk bruges.
Når Copilot er på vej ud i virksomheden
Pilotgruppen er glad for Copilot, og nu vil alle have en licens
Før resten får adgang, beslutter ledelsen, hvor langt oprydningen i delte mapper skal nå, hvilke opgaver der er godkendt, og hvem der siger ja til nye. Udrulningen bygger på beslutninger frem for begejstring, og licenserne går til dem, der får noget ud af dem.
Copilot svarer en medarbejder ud fra et dokument, hun aldrig skulle have set
En gammel deling, der er bredere end tilsigtet, er en mulig forklaring, men IT skal undersøge sagen, før nogen kender årsagen. Imens lander spørgsmålet hos ledelsen: skal udrulningen holde pause? Accel Comply hjælper med at afveje det og anbefaler, hvor langt oprydningen skal gå og i hvilken rækkefølge.
Salg vil bruge Copilot til tilbud, og ingen ved, hvem der kan sige ja
Med én ejer og en kort vej får salg et svar og ved, hvad der skal tjekkes, før et tilbud går til en kunde. Det nye kommer i brug uden at blive en undtagelse, ingen har besluttet.
Accel Complys del og jeres IT's del
Det tager Accel Comply på sig
- De fire beslutninger forberedt til ledelsen: data og adgang, godkendte opgaver, hvem der siger ja, og opfølgning
- Et klart valg om de nuværende adgangsrettigheder, hvor hver mulighed har en pris og en konsekvens for udrulningen
- En kort liste over godkendte opgaver og en enkel vej til at få nye godkendt
- Opfølgning hos IT og et samlet billede til ledelsen af, hvordan Copilot bliver brugt
Det tager Accel Comply ikke på sig
- Teknisk opsætning, licensadministration og oprydning i rettigheder, som jeres IT eller Microsoft-partner står for
- Copilot Studio og løsninger, I selv bygger
- Revision af opsætningen
Ledelsen beslutter og har ansvaret for, hvordan Copilot bliver brugt.
Spørgsmål om Microsoft 365 Copilot governance
Hvad skal vi have styr på før Microsoft 365 Copilot?
Fire ting, som ledelsen bør beslutte, før Copilot bliver hverdag: om medarbejdernes adgang til data skal strammes først, hvilke opgaver der er godkendt, hvem der siger ja til nye, og hvordan I følger op på brugen. Den tekniske opsætning hører til hos jeres IT og er beskrevet i Microsofts egen dokumentation. Det er de fire beslutninger, Accel Comply hjælper ledelsen med.
Kan Copilot se alle vores data?
Ifølge Microsofts dokumentation viser Microsoft 365 Copilot kun organisationens data, som brugeren mindst har læseadgang til. Det rigtige spørgsmål er derfor, hvad jeres medarbejdere kan åbne i dag, også det, der blev delt for bredt for længe siden. Hvor meget der skal ryddes op, før flere får en licens, er en beslutning for ledelsen, og Accel Comply giver et forslag til, hvor I starter.
Hvad er overdeling (oversharing), og hvorfor dukker det op med Copilot?
Overdeling er filer, mapper og websteder, der er delt med flere, end der er brug for, måske for flere år siden og uden at nogen har set på det siden. Indhold, man før kun fandt, hvis man vidste, hvor det lå, kan nu dukke op i et svar, fordi Copilot arbejder ud fra de adgange, der findes. Hvor grundigt I rydder op før udrulningen, er en afvejning af tid, pris og risiko, som ledelsen bør foretage sammen med IT.
Er Microsoft 365 Copilot sikkert nok til vores data?
Det er to spørgsmål. Hvordan Microsoft behandler og beskytter data i tjenesten, står i Microsofts egen dokumentation, som jeres IT bør læse. Hvem hos jer der kan se hvad, og hvad Copilot må bruges til, er den del, Accel Comply hjælper ledelsen med.
Hvem hos os bør eje Copilot?
En person i ledelsen, som kan sige ja eller nej til nye anvendelser. Det kan være den, der i forvejen ejer beslutninger om data og leverandører. IT bør eje den tekniske drift, men ikke alene afgøre, hvad Copilot må bruges til, for det er et forretningsvalg. Accel Comply hjælper med at placere ejerskabet. Ejerskab af AI som helhed er beskrevet under AI-rådgivning til ledelsen.
Gælder det her også Copilot Studio?
Nej. Siden handler om Microsoft 365 Copilot, som medarbejderne bruger i de Microsoft 365-programmer, de allerede arbejder i, og som Microsofts privatlivsdokumentation også kalder Microsoft Copilot (ikke forbrugerappen af samme navn). Copilot Studio, hvor man bygger sine egne løsninger, rejser andre spørgsmål om udvikling, drift og data, og dem dækker siden ikke. Har I begge dele i gang, siger Accel Comply gerne, hvor grænsen går.
Læs også
Få Copilot-beslutningerne på plads, før alle har en licens
Fortæl kort, hvor langt I er med Microsoft 365 Copilot, og hvilke spørgsmål der står åbne. Så får I svar på, hvilken af de fire beslutninger det er klogest at tage fat på først.