En AI-politik, der giver medarbejderne klare svar.
Medarbejderne vil vide, hvilke værktøjer og data de må bruge, og hvem der siger ja til noget nyt. Accel Comply præsenterer de valg for ledelsen med en anbefaling, så politikken kan svare klart i stedet for at gentage en skabelon.
Kort svar
Accel Comply, grundlagt af Behzad Motaghi, hjælper ledelser i Danmark og Norden med at træffe de beslutninger, en brugbar AI-politik for medarbejdere bygger på: hvilke værktøjer og data der må bruges, hvem der godkender nye anvendelser, hvad der er udelukket, og hvordan brugen følges op. Derefter skriver Accel Comply et udkast ud fra beslutningerne i et sprog, medarbejderne kan bruge.
Fire beslutninger, en brugbar AI-politik skal bygge på
En AI-politik kan kun bruges, hvis den bygger på fire beslutninger. Hvilke værktøjer må bruges, og med hvilke data: må kundedata, persondata eller et tilbud ligge i et gratis værktøj, eller kun i dem, I har en aftale med? Hvem godkender en ny brug, så medarbejderne ved, hvem de skal spørge? Hvad er helt udelukket, uanset værktøj? Og hvordan følges brugen op, så politikken ikke kun findes på intranettet? Når de fire svar ligger fast, kan medarbejderne bruge AI uden at gætte, og ledelsen ved, hvad den har sagt ja til.
Hvorfor en skabelon ikke kan træffe beslutningerne for jer
En skabelon kan give jer en opbygning, men den kender ikke jeres data, jeres kundeaftaler eller de værktøjer, I allerede betaler for. Derfor ender den med sætninger som »brug AI ansvarligt« og »pas på med fortrolige oplysninger«, der ikke hjælper en medarbejder, som sidder med en kundekontrakt i det ene vindue og en chatbot i det andet. Den kan heller ikke afgøre, hvem hos jer der har mandat til at sige ja.
Fra dagens brug af AI til en politik, medarbejderne kan bruge
Arbejdet starter med, hvordan AI bliver brugt hos jer i dag, ikke med et dokument. Den senior, der leder forløbet, taler med dem, der bruger værktøjerne, ser på, hvilke leverandører I har aftaler med, og præsenterer de fire beslutninger for ledelsen med en anbefaling og konsekvensen af hvert valg. Når beslutningerne er truffet, skriver den samme senior politikken i et sprog, medarbejderne kan bruge. Bagefter følger Accel Comply op på, om medarbejderne kan arbejde med den, og tager den op igen, når et nyt værktøj eller en ny anvendelse kommer til.
Når medarbejderne spørger, og ingen kan svare
En sælger spørger, om han må lægge udbudsmateriale fra en kunde i en gratis chatbot
Ingen i ledelsen har besluttet det, så svaret afhænger af, hvem han spørger. Med en politik, der bygger på en beslutning om data og godkendte værktøjer, kan han selv se, hvad der er tilladt, og ved, hvem han skal spørge, når han er i tvivl.
Politikken er hentet som skabelon og underskrevet, men medarbejderne spørger stadig
Der står, at AI skal bruges ansvarligt, men ikke hvilke værktøjer der er godkendt, eller hvem der kan sige ja. Accel Comply finder de manglende beslutninger, så ledelsen kan træffe dem, og politikken bliver noget, medarbejderne slår op i, ikke noget, de engang skrev under på.
Udviklerne vil bruge en AI-kodeassistent, og marketing bruger allerede billedgeneratorer
Hver afdeling har fundet sine egne værktøjer, og ingen ved, hvem der godkender. Med én fast vej for nye anvendelser og en ejer for hver kan afdelingerne komme i gang uden at vente på, at ledelsen tager hver enkelt sag op.
Det får I, og det får I ikke
Det tager Accel Comply på sig
- Et billede af, hvilke AI-værktøjer der allerede bruges hos jer, og til hvad
- De beslutninger, politikken skal bygge på, præsenteret for ledelsen med en anbefaling og konsekvensen af hvert valg
- Et udkast til politikken, skrevet ud fra ledelsens beslutninger i et sprog, medarbejderne forstår
- En fast vej for godkendelse af nye anvendelser og en dato for, hvornår politikken tages op igen
Det tager Accel Comply ikke på sig
- En skabelon uden beslutninger bag
- Teknisk opsætning, spærring eller overvågning af værktøjer
Ledelsen beslutter, hvad politikken siger, og har ansvaret for den.
Spørgsmål om AI-politik for medarbejdere
Hvad skal en AI-politik for medarbejdere indeholde?
Først og fremmest svar på fire ting: hvilke værktøjer og data der må bruges, hvem der godkender nye anvendelser, hvad der er udelukket, og hvordan brugen følges op. Derudover skal medarbejderne kunne se, hvem de spørger, når de er i tvivl. Kan et udkast ikke svare på de fire spørgsmål, er beslutningerne bag det endnu ikke truffet. Det er dem, Accel Comply hjælper ledelsen med at træffe.
Må medarbejdere bruge ChatGPT på arbejdet?
Indtil ledelsen har besluttet det, kommer praksis let til at variere fra person til person, så medarbejderne bør følge de regler, I allerede har, og spørge en leder, hvis de er i tvivl. Beslutningen handler om tre ting: om medarbejderne skal bruge en virksomhedskonto, der er omfattet af en aftale med leverandøren, eller må bruge en privat konto, hvilke data der aldrig må skrives ind, og hvilke opgaver værktøjet må bruges til. Står det i politikken, gælder den samme regel for alle.
Kan vi ikke bare bruge en skabelon til vores AI-politik?
En skabelon kan give jer opbygningen, men ikke indholdet. Den ved ikke, hvilke værktøjer I har aftaler om, hvilke data der er følsomme hos jer, eller hvem der har mandat til at sige ja. Brug gerne skabelonen som tjekliste, men lad ledelsen træffe beslutningerne først, ellers ender I med en politik, ingen kan handle ud fra.
Er politikken juridisk holdbar?
Det skal jeres advokat vurdere. Politikken bygger på de beslutninger, ledelsen har truffet om AI, og Accel Comply beskriver, hvad advokaten skal se på, for eksempel AI-forordningen, databeskyttelsesreglerne og jeres aftaler, så I ikke betaler for en gennemgang uden klare rammer.
Hvem skal godkende AI-politikken?
Ledelsen, fordi politikken afgør, hvor meget risiko virksomheden accepterer med data, kunder og leverandører. Om det er direktionen eller bestyrelsen, afhænger af, hvordan ansvaret er fordelt hos jer. Det vigtige er, at den, der godkender politikken, også har mandat til at sige ja eller nej til nye anvendelser bagefter.
Hvad med Microsoft 365 Copilot?
Politikken kan sige, hvad medarbejderne må bruge Microsoft 365 Copilot til, men værktøjet kræver også egne beslutninger om data, adgang og godkendelse, som ledelsen bør træffe, før det bliver hverdag i hele virksomheden. De beslutninger står på siden om Microsoft 365 Copilot governance.
Læs også
Hvad spørger medarbejderne om, som ingen kan svare på?
Skriv, hvilke værktøjer der er i brug, og hvem der skal godkende politikken. Så får I et bud på, hvor arbejdet bør starte.